Como Gerenciar Melhor o Tempo

O gerenciamento de tempo não é uma tarefa simples para a maioria das pessoas. Muito tempo é perdido enquanto as tarefas realmente necessárias vão se acumulando uma atrás da outra gerando confusão e, consequentemente, ainda mais perda de tempo.

A busca por efetividade e produtividade passa, necessariamente, por um melhor gerenciamento de tempo. Assim, lhe apresentamos algumas orientações preciosas a respeito, tendo como base as lições da obra “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficientes”, de Stephen Covey.

• Separe suas tarefas em quatro quadrantes distintos: 1) Tarefas importantes e urgentes; 2) Tarefas importantes, mas não urgentes; 3) Tarefas não importantes, mas urgentes; e 4) Tarefas nem urgentes e nem importantes;

• As tarefas importantes e urgentes são aquelas envolvendo prazos expirando de projetos profissionais importantes;

• Tarefas importantes mas não urgentes dizem respeito a projetos de alto interesse mas que não precisam ser necessariamente realizados imediatamente;

• Quando falamos em tarefas não importantes, mas urgentes, estamos nos referindo a interrupções como chamadas telefônicas, reuniões com clientes, e-mails profissional e outros;

• Se enquadram como tarefas nem urgentes e nem importantes frivolidades como checar o e-mail pessoal, seu perfil nas redes sociais, leitura de notícias e outras atividades relacionadas;

• Dito isso, você saberá que seu tempo estará sendo melhor gerenciado quando conseguir reduzir o número de tarefas que se enquadram no primeiro quadrante, o das tarefas importantes e urgentes. Por quê? Porque isso significa que suas tarefas importantes estão sendo realizadas em tempo hábil, antes de se tornarem urgentes;

• E como fazer isso? Primeiramente, você precisa conseguir mais tempo. E onde conseguir esse tempo extra? Afinal, o dia continua tendo 24 horas! A resposta é evitar ou reduzir ao máximo as tarefas dos quadrantes 3 e 4 (tarefas não importantes, mas urgentes e tarefas nem urgentes e nem importantes);

• Evitar as tarefas do quadrante 4 não é tão difícil, mas exige a atitude mental apropriada para reconhecer o momento em que você está perdendo o foco e retomar o controle. Para reduzir o tempo despendido no quadrante 3 é preciso adotar algumas atitudes para evitar interrupções. Para ambos os casos, leia agora mesmo nossos artigos sobre Como se concentrar na realização de uma tarefa, Como Superar a Procrastinação com a Atitude Mental Correta, Como Fazer Pausas para tornar o Trabalho mais Produtivo, Como melhorar seu Foco e Concentração no Trabalho, Como Melhorar a sua Concentração e Como Trabalhar de forma Eficiente;

• Uma vez que você tenha obtido algum tempo extra, aplique-o não no quadrante 1, mas sim no quadrante 2. E por que fazer isso? Porque quando as tarefas importantes mas não urgentes estiverem sendo apropriadamente finalizadas, elas não chegarão ao quadrante 1. Ou seja, elas serão cumpridas antes de se tornarem urgentes;

• Conforme o quadrante 2 esteja sendo cumprido apropriadamente, o quadrante 1 será esvaziado. E se você não tem tarefas importantes e urgentes para realizar, poderá se focar nas tarefas apenas importantes e realizar um melhor e mais eficiente trabalho nelas, sem a imensa pressão de prazos estourando;

• Como orientação final, indicamos que você leia com atenção também nosso outro artigo sobre como administrar melhor seu tempo.

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