Mantenha a Organização Utilizando uma Agenda. Deixe que uma agenda lhe ajude a manter a organização de seus compromissos.
À medida que os anos passam, a vida em sociedade se desenvolve e as relações profissionais se tornam cada vez mais complexas. O número de tarefas e compromissos cresce exponencialmente e chega um momento em que não podemos mais depender apenas da memória para controlar nossos prazos.
Um bom chefe não é aquele que consegue fazer tudo, mas sim aquele que sabe delegar tarefas com eficiência. E o mesmo princípio se aplica a nós. O importante não é conseguir memorizar um grande número de datas e eventos, mas saber delegar essa função a uma ferramenta auxiliar, que responde pelo nome de Agenda.
Fazendo isso, livramos nossa mente de um fardo adicional e podemos nos concentrar naquilo que realmente importa, o bom desenvolvimento de nosso trabalho.
Para fazer bom uso de uma agenda siga os conselhos abaixo:
• Dê preferência às agendas eletrônicas, seja utilizando um PDA, um Smartphone, um programa de sua preferência ou uma agenda on line, como a Agenda do Google, que é gratuita e pode ser acessada de qualquer lugar, bastando ter acesso à internet;
• A vantagem das agendas eletrônicas sobre as agendas convencionais, em papel, é o manuseio. Você terá opções de visualizar na tela apenas um dia, uma semana, um mês ou até um ano inteiro. Isso lhe dará rapidamente uma excelente noção dos compromissos existentes. Além disso, poderá alterar ou excluir eventos a qualquer momento;
• Lance na agenda todos os compromissos, sem exceção. De nada adianta ter uma agenda em funcionamento se você ainda precisar se lembrar de compromissos que ficaram de fora;
• Agende os novos compromissos assim que surgirem. Se você for esperar para colocá-los na agenda apenas no final do dia, por exemplo, correrá um grande risco de esquecer alguma coisa e perceber o fato apenas após ter perdido o compromisso;
• Faça uso da ferramenta para agendar não só eventos, como reuniões e apresentações, mas também tarefas. Assim, se você precisa entregar um relatório na sexta-feira, agende este prazo como um compromisso;
• Consulte sua agenda todas as manhãs. Essa deve ser a primeira atividade do expediente. Observe não apenas o dia de hoje, mas também o restante da semana para saber se existe algum evento em que você precise começar a trabalhar agora;
• No final do expediente, dê uma olhada na agenda do dia seguinte para saber se existe algum compromisso para o qual você precise chegar mais cedo, por exemplo;
• A segunda-feira é o dia de olhar a agenda do mês. Verifique rapidamente todos os compromissos do mês e, se for necessário começar os preparativos para algum deles agora, faça isso.
Ao incorporar o uso da agenda aos seus hábitos, você terá uma melhor noção de tempo e tarefas que resultará, certamente, em ganho de produtividade.
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